Verwerkersovereenkomst van Wisselwijs
Bijlage bij de gebruiksvoorwaarden van Wisselwijs. Versie van 2 oktober 2026.
1. Partijen en opzet
Deze overeenkomst geldt tussen:
- de club die zich bij Wisselwijs heeft aangemeld, als verwerkingsverantwoordelijke;
- Tim Bresseleers, die Wisselwijs aanbiedt, als verwerker.
Ze maakt deel uit van de gebruiksvoorwaarden. De club aanvaardt ze samen met die voorwaarden wanneer ze zich aanmeldt; een aparte handtekening is niet nodig. Een club die een ondertekend exemplaar wenst, kan dat vragen via info@wisselwijs.be.
De begrippen "persoonsgegevens", "verwerken", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "betrokkene" en "inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eraan geeft.
2. Wat we voor de club verwerken
| Onderwerp | Het aanbieden van Wisselwijs: het bewaren en delen van de ploegen, wedstrijden en opstellingen van de club |
| Doel | De trainers van de club laten plannen wie wanneer speelt, en de speeltijd eerlijk verdelen |
| Soort verwerking | Opslaan, tonen aan de trainers van dezelfde ploeg, synchroniseren tussen toestellen, reservekopieën maken, verwijderen |
| Duur | Zolang de club Wisselwijs gebruikt, tot de gegevens verwijderd zijn zoals bepaald in artikel 10 |
Wiens gegevens, en welke:
| Betrokkenen | Gegevens |
|---|---|
| Spelers van de club, van wie de meesten minderjarig zijn | De naam die een trainer intikt (een voornaam volstaat), en per wedstrijd of de speler aanwezig is, op welke positie hij of zij staat en hoe lang hij of zij speelt |
| Trainers en beheerders van de club | Naam, e-mailadres, rol (beheerder of trainer), de ploegen waar ze bij horen, het tijdstip van hun laatste login, en uitnodigingen op hun adres |
Wisselwijs is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. De club zorgt ervoor dat haar gebruikers die niet invullen, ook niet in de naam van een speler of de titel van een wedstrijd.
De gegevens die Wisselwijs voor zichzelf verwerkt (de aanmelding van de club, de beveiliging van de dienst) vallen niet onder deze overeenkomst, maar onder de privacyverklaring.
3. Alleen op instructie van de club
Wisselwijs verwerkt de gegevens alleen om de dienst te leveren zoals beschreven in de gebruiksvoorwaarden, en volgens de instructies van de club. Die instructies geeft de club door Wisselwijs te gebruiken: een ploeg aanmaken, een trainer uitnodigen of zijn toegang intrekken, een wedstrijd of speler verwijderen. Andere instructies geeft de club schriftelijk via info@wisselwijs.be.
Wisselwijs gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en geeft ze niet door, behalve aan de onderaannemers in artikel 6 of wanneer de wet daartoe verplicht. In dat laatste geval verwittigt Wisselwijs de club vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
Meent Wisselwijs dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat het dat de club weten.
4. Vertrouwelijkheid
Alleen wie bij Wisselwijs toegang nodig heeft om de dienst te leveren of te ondersteunen, kan de gegevens inzien, en is tot geheimhouding verplicht. Vandaag is dat één persoon: de eigenaar.
Wisselwijs kijkt alleen in de gegevens van een club wanneer dat nodig is om een storing op te lossen, een vraag van de club te beantwoorden of de dienst te beveiligen.
5. Beveiliging
Wisselwijs neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Vandaag zijn dat onder meer:
- Versleutelde verbindingen: alle verkeer verloopt over https.
- Toegang: inloggen met een link per e-mail, die één keer en 15 minuten werkt; geen wachtwoorden. Inloglinks en sessies worden alleen als hash bewaard.
- Scheiding: een trainer ziet alleen de ploegen waar hij of zij bij hoort; een beheerder alleen de eigen club. Het adres waarop iemand werkt bepaalt de club; een club kan de gegevens van een andere club niet opvragen.
- Beperking van misbruik: een limiet op het aantal verzoeken per adres en per ploeg, en een limiet op de omvang van wat bewaard kan worden.
- Plaats van de gegevens: de databank en de reservekopieën staan bij de hostingpartner in de Europese Unie; dat is daar als verplichting ingesteld.
- Reservekopieën: elke nacht, 35 dagen bewaard, met een geteste procedure om ze terug te zetten.
- Opvolging: storingen aan onze kant worden geteld en dagelijks gemeld aan de eigenaar.
- Wijzigingen aan de software gaan pas online nadat de geautomatiseerde tests slagen.
- Beheertoegang tot de databank is beperkt tot de eigenaar.
Wisselwijs mag deze maatregelen aanpassen, zolang het niveau van beveiliging niet daalt.
6. Onderaannemers
De club geeft Wisselwijs algemene toestemming om een beroep te doen op onderaannemers (subverwerkers). Vandaag is dat:
| Onderaannemer | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Cloudflare | Hosting van de website, de databank, de reservekopieën en het versturen van e-mail (inloglinks, uitnodigingen) | Opslag in de Europese Unie; het netwerk dat verzoeken en e-mail afhandelt is wereldwijd |
Wisselwijs legt elke onderaannemer verplichtingen op die minstens gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en blijft tegenover de club verantwoordelijk voor wat de onderaannemer doet.
Wil Wisselwijs een onderaannemer toevoegen of vervangen, dan meldt het dat ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders van de club. Heeft de club daar een gegrond bezwaar tegen en vinden we geen oplossing, dan kan de club stoppen met Wisselwijs en haar gegevens laten verwijderen.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens worden bewaard in de Europese Unie. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf; voor zover bij het afhandelen van verzoeken of het versturen van e-mail gegevens buiten de Europese Economische Ruimte komen, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorziet.
8. Hulp bij de rechten van betrokkenen
De club kan de meeste verzoeken zelf uitvoeren in Wisselwijs: een trainer kan de naam van een speler in een wedstrijd aanpassen of verwijderen; een beheerder kan de toegang van een trainer intrekken, een ploeg archiveren en de wedstrijden als bestand bewaren.
Wat de club niet zelf kan, doet Wisselwijs op haar vraag: het account van een trainer volledig verwijderen, een ploeg met haar wedstrijden definitief verwijderen, of alle gegevens van de club bezorgen of verwijderen. Wisselwijs voert zo'n vraag uit binnen 10 werkdagen.
Krijgt Wisselwijs rechtstreeks een verzoek van een speler, ouder of trainer over gegevens van de club, dan stuurt het dat door naar de club en beantwoordt het het niet zelf, tenzij de club dat vraagt.
Wisselwijs helpt de club ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een vraag van de toezichthouder over de verwerking in Wisselwijs.
9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
Stelt Wisselwijs een inbreuk vast die gegevens van de club treft, dan meldt het dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat het de inbreuk heeft vastgesteld, aan de beheerders van de club.
De melding bevat, voor zover dan bekend: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel personen het betreft, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn, en wat Wisselwijs gedaan heeft of voorstelt om de inbreuk te verhelpen en de gevolgen te beperken. Wat nog niet bekend is, volgt zodra het beschikbaar is.
De club beslist of ze de inbreuk meldt aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. Wisselwijs helpt haar daarbij.
10. Einde van de verwerking
De club kan op elk moment vragen haar gegevens te verwijderen, en ze vooraf als bestand bewaren. Logt er 24 maanden lang niemand van de club in, dan verwijdert Wisselwijs de gegevens van de club; het verwittigt het contactadres van de club 30 dagen vooraf. Stopt Wisselwijs zelf met de dienst, dan krijgt de club de tijd die de gebruiksvoorwaarden voorzien om haar gegevens te bewaren, en worden ze daarna verwijderd.
Wat verwijderd wordt, verdwijnt meteen uit de databank. In de reservekopieën blijft het nog hoogstens 35 dagen staan; daarna is het definitief weg.
11. Controle
Wisselwijs geeft de club de informatie die ze nodig heeft om na te gaan dat deze overeenkomst wordt nageleefd. De club kan daarvoor één keer per jaar, en bij een inbreuk of een redelijk vermoeden daarvan, schriftelijk vragen stellen; Wisselwijs beantwoordt ze binnen 30 dagen.
Volstaat dat niet, dan kan de club een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding verplicht is, na afspraak, op haar eigen kosten en zonder de dienst voor andere clubs te verstoren of hun gegevens in te zien.
12. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid van Wisselwijs uit deze overeenkomst gelden de bepalingen van de gebruiksvoorwaarden. Dat doet geen afbreuk aan de rechten die de AVG aan betrokkenen geeft.
13. Duur en wijzigingen
Deze overeenkomst geldt zolang Wisselwijs gegevens van de club verwerkt, tot ze verwijderd zijn.
Wisselwijs kan ze wijzigen zoals de gebruiksvoorwaarden: met een bericht aan de beheerders ten minste 30 dagen vooraf. Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en de gebruiksvoorwaarden gaat, voor wat de bescherming van persoonsgegevens betreft, deze overeenkomst voor.
Het Belgische recht is van toepassing; de bevoegde rechtbank is die van de gebruiksvoorwaarden.